Datenschutzteams standen lange vor einem scheinbar unlösbaren Zielkonflikt: Entweder sorgten sie für eine verlässliche Governance oder sie trieben Projekte zügig voran. Beides gleichzeitig schien kaum möglich. Eine starke Governance führte oft zu langen Prüfzyklen, manuellen Abläufen und verzögerten Produkteinführungen. Wer auf Tempo setzte, riskierte Lücken bei Qualität und Compliance.

Doch mit dem Einsatz von KI im Datenschutzmanagement gehört dieser Kompromiss der Vergangenheit an.

Wir stehen am Beginn einer neuen Ära: Datenschutzteams können nun ihre Programme skalieren, ihre Effektivität deutlich steigern und dabei eng mit den strategischen Zielen des Unternehmens verbunden bleiben. Um erfolgreich in KI einzusteigen, lohnt es sich, einen Blick auf drei praxisnahe Ansätze mit unterschiedlichem Automatisierungsgrad und Komplexitätsniveau zu werfen.

Warum Datenschutzteams unter Druck stehen

Datenschutz ist heute komplexer denn je. Teams bewegen sich in einem dynamischen Umfeld mit fragmentierten Vorgaben, begrenzten Ressourcen und einer wachsenden Verantwortung.

• Regulatorische Dynamik: Weltweit erscheinen jedes Jahr rund 4.500 regulatorische Updates.
• Skalierungsdruck: Datenschutzteams sollen mit denselben Tools, der gleichen Teamgröße und begrenzter Zeit mehr leisten.
• Technologischer Wandel: Bis 2026 werden voraussichtlich 80 % aller Unternehmen generative KI einsetzen. Das bringt neue Risiken mit sich und erweitert den Umfang der Governance erheblich.

In diesem Umfeld stoßen klassische Workflows und rein manuelle Prüfprozesse schnell an ihre Grenzen. Benötigt werden intelligente Tools, die Prozesse effizienter machen und für mehr Transparenz, schnellere Reaktionszeiten und skalierbare Kontrolle sorgen.

Wie KI den Datenschutz skalierbar macht

Datenschutzverantwortliche müssen nicht sofort eine vollständige Automatisierung anstreben. Der Einstieg in KI kann schrittweise erfolgen und lässt sich gut in drei aufeinander aufbauende Phasen unterteilen. Jede Phase bringt dabei neue Möglichkeiten mit sich, die es zu nutzen gilt.

1. Copilots: Smarter Zugriff auf Informationen
Bevor ein Prozess automatisiert werden kann, muss sein Kontext klar verstanden werden. Genau hier setzen Copilots an. Sie unterstützen Datenschutz-Teams dabei, relevante regulatorische Informationen und interne Erkenntnisse schneller zu finden und gezielt zu nutzen. Ob mit allgemeinen Tools wie ChatGPT oder spezialisierten Plattformen wie dem DataGuidance Copilot – diese digitalen Assistenten liefern rasch fundierte Antworten. So bleibt mehr Zeit für das, was wirklich zählt: die Beratung des Unternehmens.

2. Automatisierte Workflows: Weniger manuelle Belastung
Wenn die Informationsbeschaffung effizient läuft, geht es darum, KI direkt in bestehende Abläufe zu integrieren. Datenschutzteams können damit zeitraubende Aufgaben wie das Ausfüllen von Bewertungen automatisieren, etwa durch KI-gestützte Dokumentenanalyse oder die Auswertung vorhandener Unterlagen. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehlerquellen und sorgt für mehr Konsistenz im Tagesgeschäft, ohne dass Prozesse neu gestaltet werden müssen.

3. Agenten: Skalierung durch Autonomie
Agentenbasierte KI stellt einen echten Quantensprung im Datenschutz dar. Diese autonomen Systeme handeln selbstständig. Sie erkennen neue Verarbeitungsvorgänge, initiieren Bewertungen und leiten wichtige Entscheidungen gezielt an das Datenschutzteam weiter. Sie sind wie virtuelle Datenschutzanalysten zu verstehen, die Routinetätigkeiten übernehmen, sodass sich Ihre Experten auf strategische Aufgaben konzentrieren können.

Welche Chancen sich für Datenschutzteams eröffnen

Der abgestimmte Einsatz dieser KI-Funktionen ermöglicht es Datenschutzteams:

• ihre Reichweite zu erweitern und Risiken aufzudecken, für die bisher die Zeit fehlte.
• ihre operative Effizienz zu steigern, indem sie zeitintensive Routineaufgaben automatisieren. 
• ihre Zusammenarbeit mit anderen Geschäftsbereichen zu verbessern. So können beispielsweise Rückfragen reduziert und der Kontext sofort verfügbar gemacht werden.
• agiler zu werden und schneller auf regulatorische Änderungen und neue Technologien zu reagieren.

KI unterstützt Datenschutzteams somit nicht nur dabei, mit dem Wandel Schritt zu halten, sondern befähigt sie auch, ihn aktiv mitzugestalten.

OneTrust KI: Ihre Lösung für skalierbaren Datenschutz

Die Herausforderung ist bekannt: Manuelle Prozesse, wachsende regulatorische Anforderungen und zu wenige Kapazitäten, um all dem gerecht zu werden. Genau dafür hat OneTrust eine neue Generation KI-gestützter Funktionen entwickelt – speziell für Datenschutzprofis und sofort einsatzbereit. Sie sind effizient, praxisnah und darauf ausgelegt, Sie spürbar zu entlasten.

• Copilot 
  Sie erhalten sofort fundierte Antworten aus vertrauenswürdigen Quellen, beispielsweise aus regulatorischen Datenbanken, Ihren Programmdaten oder dem globalen Analystennetzwerk von OneTrust. Sparen Sie sich das mühsame Durchsuchen von PDFs oder das zeitaufwendige Zusammensuchen von Richtlinien. Sie erhalten direkt nutzbare Erkenntnisse genau dann und dort, wo Sie sie benötigen.

• KI-gestützte Workflows 
  Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben wie das Scannen von Dokumenten oder die Analyse vorhandener Unterlagen. Bereiten Sie Bewertungen mit echtem Geschäftskontext automatisch vor und geben Sie Ihrem Team so den Freiraum, sich auf wirklich wichtige Aufgaben zu konzentrieren.

• KI-Agenten 
  OneTrust hat sie als Erster eingeführt: autonome Agenten, die wie virtuelle Datenschutzanalysten arbeiten. Sie erkennen Risiken, bewerten Auswirkungen und interagieren automatisch mit Ihren Geschäftsbereichen. So wird das Datenschutzmanagement genauso schnell und intelligent wie Ihre Innovationen.

OneTrust hat die Zukunft des skalierbaren Datenschutzes nicht nur gedacht – wir haben sie Wirklichkeit werden lassen.

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Erleben Sie, wie die neuen KI-Funktionen von OneTrust Datenschutzteams dabei unterstützen, eine verlässliche Governance sicherzustellen und gleichzeitig schnell zu handeln – und das ganz ohne Kompromisse.